Microsoft Access

Microsoft Access 1

Download


Microsoft Access 2

Download

Materi Microsoft Access

Pengertian Tabel , Field dan record

Sepert i kita ketahui bahwa database merupakan kumpulan dar i beberapa tabel yang

terintegrasi menjadi satu kesatuan yang sal ing berhubungan.

Jadi yang dimaksud dengan fields adalah at ribut yang dimi liki oleh suatu tabel.

Sedangkan record adalah isian data yang dimil iki oleh tabel.

Untuk memulai microsoft Access pada dasarnya hampi r sama antara Taskbar Windows

95 – 2000 yaitu dimulai dengan tombol Star t -> Program -> Program MS-Access.

Membuat databases

1. Buka aplikasi Microsof t Access

2. Klik File New

3. Pil ih Blank Database

4. Create nama f ile database

Setelah anda mengisi nama database, anda bisa langsung mengklik tombol create atau

menekan tombol enter.

Membuat Tabel

Untuk membuat tabel ada 3 cara yaitu:

1. Create table in design view

2. Create table by using wizard

3. Create table bya entering data

Pada saat ini kita akan membuat tabel dengan cara yang pertama yaitu Create table in

Design View. Langkah- langkahnya sebagai berikut :

1. Tampilan awal create table in design view

2. Klik 2 x create table in design view sehingga terbuka jendela untuk

mengisikan f ield dan type data

3. Masukan nama-nama field beserta type datanya

4. Setelah itu klik close pada pojok kanan atas

5. Klik yes, lalu ber i nama tabel (contoh:daf tar) kemudian kl ik OK

6. Nama dari hasi l pembuatan tersebut akan tampil pada lembar kerja Ms. Acces

Setelah tabel terbentuk selanjutnya terserah kita untuk melakukan proses terhadap

tabel tersebut selanjutnya.

Barbagai macam tipe data yang ada di ACCESS sebagai ber ikut :

1. Text : Merupakan t ipe data yang sering digunakan(Alfabet ic dan Numeric).

Panjang maksimumnya 255.

2. Number: Hanya digunakan untuk menyimpan data numer ik.

3. Date/Time: Digunakan untuk menyimpan nilai tanggal dan jam. Panjang

maksimumnya 8 karakter.

4. Memo: Mampu menampung nilai sampai 65535 karakter.

5. Cur rency:Ser ing digunakan untuk ni lai mata uang.

6. AutoNumber: Ber isi angka urut yang sudak di tetapkan oleh Access yang muncul

secara otomat is dan ni lainya t idak dapat diubah.

7. Yes/No: Berisi dua nilai saja yai tu Yes/No atau True/ false dan On/Of f .

8. OLE Object : Digunakan untuk eksternal objek. Misalnya gambar,suara, dan

sebagainya.

9. Hyper link: Gabungan dari Text dan Numerik yang disimpan dalam bentuk Text .

Digunakan untuk manyimpan pointer ke situs web.

10. Lookup Wizard: Untuk memi lih sebuah nilai dari tabel lain atau List Box atau

Combo Box.

Menambah Field

1. Buka f i le _ Pi lih Table

2. Pil ih Design View

3. Blok f ield yang akan disisipi ( kl ik sebelah kir i nama f ield )

4. Klik insert _ rows

5. Tuliskan f ields baru

6. Kemudian kl ik close dan Save OK

Menghapus Field

1. Buka f i le _ Pi lih Table

2. Pil ih Design View

3. Blok f ield yang akan dihapus

4. Klik edit _delete

5. Tuliskan f ields baru

6. Kemudian kl ik close dan Save OK

Merubah Field

1. Buka f i le _ Pi lih Table

2. Pil ih Design View

3. Rubah f ield

4. Kemudian kl ik close dan Save OK

KUNCI PRIMER / PRIMARY KEY

Kunci pr imer adalah sebuah f ield yang bersifat unik, dimana data dari field tersebut

tidak boleh sama. Kunci primer digunakan untuk membedakan antara record / data

yang satu dengan yang lain, sepert i NIS, NIP, Kode, karena didalam data bisa

dimungkinkan orang bisa mempunyai nama dan alamat yang sama maka untuk

membedakan diber ikan f ield yang bersifat unik.

Cara membuat primary key

Untuk menentukan dan mengubah primary key pada suatu field, ikuti langkah berikut

ini:

1. Pil ih dan klik tabel yang anda inginkan ubah primary key-nya.

2. Klik tombol toolbar Design.

3. Pil ih dan Kl ik nama field yang ingin di jadikan primary key

4. Pil ih dan klik menu Edit , Primary Key atau klik tombol toolbar Primary Key.

INPUT DATA RECORD/ MEMASUKKAN DATA

Prosedur yang di lakukan untuk menginput data adalah sebagai berikut :

1. Pada jendela data base pil ih salah satu nama tabel yang datanya ingin anda

masukan.

2. Buka jendela Data Sheet dari tabel tersebut dengan langkah :

a. Tekan Tombol icon Open pada area ker ja kemudian Tekan tombol enter

b. Klik Ganda pada nama tabel

c. Klik kanan pada nama tabel dan pi lih perintah open dari menu yang tampi l.

3. Setelah Anda jalankan salah satu per intah tersebut di atas maka akan tampi l

jendela data Sheet dar i tabel yang masih kosong

4. Anda dapat lansung memasukan data Record sesuai dengan tatanan yang

telah Anda buat pada jendela desain View.

Menghapus Record

Anda dapat menghapus satu atau lebih Record dalam tabel pada tampi lan data Sheet

view. Prosedur yang dapat Anda lakukan adalah sebagai berikut :

1. Di dalam jendela data Sheet pil ih Record yang ingin Anda hapus dan berikan

salah satu perintah berikut :

a. Pil ih per intah Delete dari menu Edi t

Tekan tombol Delete Record pada bagian Toolbar atau,

b. Tekan Tombol Del yang ada di Keyboard atau,

c. Klik Kanan Record yang ingin Anda hapus dari daf tar pi lihan menu yang

tampil pilih perintah delete Record.

2. Setelah Anda melakukan salah satu perintah di atas maka akan tampi l kotak

Konf irmasi pil ih Yes apabila Anda benar -benar ingin menghapus Record dan

tombol No apabi la ingin membatalkan proses penghapusan.

QUERIES

Membuat Queries

Sebelum memulai kegiatan ini , sebaiknya ki ta tahu terlebih dulu maksud dari query.

Query bisa diar t ikan sebagai pernyataan atau permintaan untuk memproses table yang

ada. Biasanya digunakan untuk menuliskan perintah matemat ik ( * , / , +, - dl l )

Cara membuat query ada 2 yaitu:

1. Create quey in design view

2. Create query by using wizard.

Pada saat ini kita akan membahas untuk membuat query dengan cara yang pertama

yaitu Create query in design view.

Langkah-langkahnya sebagai berikut :

1. Klik Quer ies pada bagian objects

2. Klik 2 x Create query in Design view sama sepert i membuat table.

3. Pil ih nama table dalam daf tar Show Table kemudian kl ik Add.

4. Klik 2 x nama f ield yang ada pada tabel daf tar sehingga nama-nama f ield

tersebut tersimpan dalam daf tar quer ies sepert i pada gambar diatas.

5. Masukkan rumus pada f ield yang di inginkan

Contoh Rumus Jml_ni lai :

([PPKn]+[Bah_ind]+[Matemt ]+[Bah_ing]+[ IPA]+[ IPS] ) .

6. Kemudian kl ik tombol close pada sudut kanan atas.

FORM

Form adalah suatu interfase / tatap muka yang dapat membantu pengguna atau

operator dalam menjalankan suatu program aplikasi Salah satu interface yang

disediakan oleh microsof t Access adalah Form.

Cara membuat form ada 2 yai tu:

1. Create form in design view

2. Create for rm by using wizard

Pada saat ini ki ta akan mempelajar i cara membuat form dengan Create form by using

wizard. Langkah-langkahnya:

1. Klik Form pada Objects

2. Klik 2 x Create form by using wizard akan tampi l form wizard

3. Pada Tables/Quer ies pil ih nama table anda kemudian Pindahkan semua f ield

Available f ield ke Selected Fields dengan menekan tombol >>

4. Kemudian klik next

5. Kemudian klik next sekali lagi

6. Pada tampilan ber ikutnya Anda dapat memi lih diantara beberapa alternat if

untuk dipakai sebagai bentuk tampilan form. Misalnya Anda memi lih stone . . .

7. Kemudian kl ik next

8. Berikan nama form yang akan kita buat (contoh : daf tar )

9. Kemudian Klik Finish

Memberi judul form

1. Klik nama form

2. Pil ih design

3. Drag baris antara form header dan detai l

4. Maka akan terbuat kolom baru antara form header dan detai l

5. Klik label pada toolbar opt ion

6. Klik daerah kolom baru antara form header dan detai l

7. Tuliskan judul yang di inginkan

8. Klik close, save OK

REPORT / LAPORAN

Report / Laporan

Laporan adalah hasi l dar i proses input data yang telah di lakukan yang berupa

informasi yang mudah dimengert i oleh orang lain, biasanya laporan nant inya dicetak

dalam bentuk pr int out ( lembaran kertas )

Untuk membuat laporan, langkah- langkahnya adalah :

1. Klik Repor t pada Objects

2. Klik 2 x Create repor t by using wizard akan tampi l form wizard

3. Pada Tables/Quer ies pil ih nama table anda kemudian Pindahkan semua f ield

Available f ield ke Selected Fields dengan menekan tombol >>

4. Kemudian kl ik next , sampai ada perintah f inish

5. Klik f inish

Mel ihat / mencetak hasi l laporan

1. Klik report pada object

2. Klik 2 kali pada nama report

3. Akan tampil hasi l dar i report

4. Klik f i le _ print ….

5. Klik OK